I obegripliga tider vill man se och visa begripliga ting och händelser

Det är skrämmande och obegripliga tider som nu omger oss och som vi lever mitt i. Det sker hela tiden nya oroväckande vändningar som får plötsliga konsekvenser här och nu – men också långsiktigt. Hur länge ska detta pausande av livet pågå? Hur mycket värre kommer det att bli och hur många kommer att drabbas hälsomässigt eller ekonomiskt eller både och innan stormen blåser över?

Detta frågar vi oss alla och det är inte konstigt att varenda nyhetssändning och varje dagstidning därför är fyllda av rapportering från senaste nytt om covid-19-pandemin och dess påverkan i Stockholm, Sverige, världen, vården, ekonomin och kulturen. Det blir därmed inte mycket utrymme för andra nyheter. När redaktionerna nu dessutom är mindre läggs i stort sett all ledig kapacitet på bevakningen av coronaviruset, vilket inte minst gäller branschmedia. Företag och organisationer kan därför tycka att det inte är värt att göra några kommunikationsinsatser just nu. Och visst är det delvis så; att lyckas komma igenom det berömda nålsögat och få medieutrymme är således av naturliga skäl än svårare dessa dagar. Men det gör det inte mindre viktigt att man som företag eller organisation fortsätter att kommunicera externt – inte minst med tanke på den interna kommunikationen.

Kommunikation når bredare än bara media

För här är det viktigt att inse att i exceptionella kristider som dessa (även om det gäller i normala tider också) är det extra betydelsefullt att företag berättar vad som händer inom verksamheten; hur man tar hand om sina medarbetare och sin verksamhet eller kanske helt enkelt tänker om för att hantera ändrade förutsättningar samt vad man har för ambitioner och visioner för framtiden. Inte för att få medieutrymme – även om det ju alltid är grädden på moset då en tredje oberoende part som förmedlar budskapet på en trovärdig plattform naturligtvis smäller högt och ger större genomslag.

Nej, för i dessa coronatider är det viktiga att man faktiskt kommunicerar. För att företagets intressenter helt enkelt vill veta hur sin samarbetspartner, leverantör, arbetsgivare eller kund klarar av krissituationen och de ändrade förutsättningarna.

Det enkla är oftast det bästa

Här är det viktiga att man kommunicerar, och då kan det mest effektiva vara att samla sina nya budskap och det man vill få sagt i exempelvis en blogg, eller ett inlägg, eller ett pressmeddelande. Ett pressmeddelande är alltid ett bra verktyg då det på ett tydligt och överskådligt sätt summerar vad företaget vill säga och där nyckelpersoner ges möjlighet att komma med personliga synpunkter och insikter.

För pressmeddelandet har ju många funktioner, förutom att distribueras till medier:

• det kan delas i sin helhet i företagets egna kanaler där det därmed ger en kontrollerad och fullständig nulägesbild av verksamheten
• det kan läggs upp på hemsidan – och blir därmed sökbart. Tillsammans med alla tidigare pressmeddelanden bildas ett arkiv om företagets historik och verksamhetsberättelse
• det kan distribueras direkt till företagets viktigaste intressenter där man får sagt vad man vill säga för att lugna och skapa förtroende och tillförsikt
• det tjänar ett viktigt syfte internt: att minska medarbetarnas eventuella oro och visa att företaget har en plan. Det håller dessutom numera utspridda medarbetare informerade.
• det blir ett verktyg i krishanteringen då man visar beredskap och berättar hur man hanterar situationen
• ur ett samhällsperspektiv kan det vara bra att visa att företaget har en framtid och att det kommer finnas kvar när stormen har lagt sig, vilket bygger förtroende
• det visar redaktionerna hur man som företag hanterar situationen och att man finns tillgänglig. Är man ett företag som har ett samhällsansvar och som spelar en stor roll i rådande situation bör man erbjuda sina erfarenheter och kunskaper.

Detta visar även vikten av att bygga sina egna kanaler, det vill säga att jobba för att företaget har många följare som därmed utgör en plattform som når de viktigaste och närmaste intressenterna direkt.

Ett litet kundexempel

En kund till oss tryckte nyligen på startknappen för deras nya verksamhetsinriktning där de nu gör en förflyttning av deras ambitioner och målsättningar, vilket påverkar hela deras externa kommunikation. (Dessa tider är för övrigt ett bra tillfälle att se över budskap och vision med verksamheten.) Vi skickade ut ett pressmeddelande till väl utvalda medier, men med insikten att det mest troligtvis inte skulle bli något större resultat. Men pressmeddelandet finns nu på kundens hemsida - som för övrigt är ny efter den omarbetade visionen – där innehållet därmed blir sökbart. Det har även skickats med direktmejl till kundens alla intressenter, och vi kommer också att maila det till kartlagda experter och opinionsbildare inom relevant område.

En enkel insats som i dessa oroväckande tider kan få vår kunds intressenter, och inte minst medarbetare, att känna viss trygghet i att dess verksamhet pågår och att man vågar tänka framåt även i dessa tider. Det visar på transparens och skapar förtroende som företaget sedan kan bygga vidare på när allt tar fart igen på riktigt. För det kommer det ju, till slut.

Petra Zillén, Kommunikationsstrateg