MÖTEN OCH EVENT – din viktigaste kommunikationskanal?

Företagsevenemang, event, Marknadsföringsevent, Produktlanseringar, Mässor, Konferenser, Utbildningar, Seminarium, Kick off

MÖTEN OCH EVENT – din viktigaste kommunikationskanal?

Skype, e-post, hemsidor, vloggar, bloggar, instagram videokonferenser, facebook, linkedin, intranät, twitter osv… osv. Sätten att kommunicera med våra olika målgrupper idag är fler än någonsin, både internt och externt. En del av oss tror att möjligheterna till all kommunikation online kan ersätta det personliga mötet. Vet du vad, det tror inte jag. För inget slår det personliga mötet! Och all forskning visar på att de fysiska mötena kommer att vara ännu mer betydelsefulla som kommunikationskanal i framtiden. Eftersom det blir allt fler virtuella möten, blir allt som faktiskt sker fysiskt ännu mer viktigt!

 

Jag brukar säga att affärer görs mellan människor, inte mellan företag. Därför krävs många gånger det mänskliga mötet där vi tillsammans skapar upplevelser och ovärderliga kontakter ansikte mot ansikte.

 

 

”The devil is in the details”

Egentligen är det ingen komplicerad konst att arrangera möten och event. Det gäller att vara väl förberedd och att ha en tydlig målsättning. Precis så enkelt är det – förutom då man börjar fundera på detaljerna. Alla de tusentals detaljer som bara ska fungera, de som deltagarna bara märker om det inte fungerar. De där detaljerna som förvandlar ett mediokert evenemang till något du verkligen minns. Det är så mycket som sker bakom kulisserna under ett event som man faktiskt inte tänker på när man drar igång planeringen.

 

 

Planering är en bärande byggsten

Ett möte eller event kan se ut på så många olika sätt. Men en sak har de alla gemensamt oavsett storlek och omfattning; för att bli kommunikativa, effektiva och minnesvärda evenemang krävs planering och åter planering. Samt fokusering på detaljerna.

 

Innan ni börjar planeringen av ert möte eller event svara därför alltid på de fem grundfrågorna som gäller för all kommunikation: när, var, hur, vilka och varför. Låt sedan syfte, mål och budskap styra dina val för ditt evenemang. Och se givetvis till att allt hänger ihop med ditt företag/organisations befintliga kommunikation och värderingar.

 

Det är lätt att dra igång planeringen och boka lokal, välja meny, boka medverkande, sätta innehåll och så vidare utan att man har ett tydligt mål för vad man egentligen vill kommunicera och uppnå med mötet eller sitt event. Då missar man många gånger chansen att få ut så mycket som möjligt av det man investerar i ett evenemang i både tid och kronor. Jag kan tycka att man ibland slarvar bort chansen att ta till vara den viktiga kanal för kommunikation och marknadsföring som ett möte eller event är.

 

 

Allt kommunicerar

Att fokusera på detaljerna är ofta viktigare än man tror. För allt kommunicerar, medvetet eller omedvetet subtilt eller tydligt. Platsen ni väljer att vara på, saker ni bjuder på, dukningen, vem som leder mötet, ljussättning och utsmyckning, vem som delar ut blommor- allt kommunicerar vilka ni är och vad ni står för. När man som vi jobbat med olika möten och event ett tag är det lätt att se vad som fungerar bra eller inte och det är här vi kan komma in med vår kunskap och kompetens. Kanske som ett bollplank och/eller att vi tar hand om hela ert evenemang. Er vd kanske älskar Carola och ni kanske har budgeten för att anlita henne, men är hon rätt för ert evenemang och för det ni vill förmedla? Det är inte säkert.

 

 

Den röda tråden

Det är också viktigt att skapa en tematiskt röd tråd för ditt event eller möte från det att inbjudan tas fram, genomförande av dagen/kvällen till utvärderingen. Det gör planeringen så mycket lättare, kommunikationen blir tydligare och gästens/deltagarens upplevelser blir så mycket starkare när allt hänger ihop. Vi arbetar med upplevelsebaserad kommunikation och ju fler sinnen du lyckas beröra desto mer effekt får du av ditt evenemang. Vi gör din kommunikation och varumärke till fysiska upplevelser som kittlar sinnen och skapar minnen som består länge.

 

 

Sluta aldrig att överraska

Jag arbetade under ett antal år som eventproducent för Sveriges största julkonsert O Helga Natt. En utomhusjulshow i Örebro inför en publik på 25–30 000 åskådare som funnits sedan 2000 och som sänts på TV4 på julafton sedan 2007. Varje år frågade vi oss vad vi skulle ha som tema just det året. Jul är naturligtvis det självklara svaret. Och det är klart att det var JUL med stora bokstäver så juligt som det bara kunde bli. Men vi satte också varje år ett internt tema som vi jobbade efter som sedan fick speglas i allt från scenmatta, ljussättning, låtval, manus, inslagsordning till körens och artisternas scenkläder. Ett år jobbade vi till exempel med temat frost. Det innebar att scenmattan var isblå, en scenmatta som plötsligt kunde förvandlas till en skridskobana för isprinsessor i ett sångnummer. Scenografin bestod av en gigantisk ljuskrona med isprismor i plexiglas och stora istappar prydde scenen. Barnkören och dansarna var klädda i silvertoner med glitter och päls. Ett internt tema som vi satte tidigt i planeringen gav oss en röd tråd som gjorde att det blev så mycket lättare att sätta hela showen. Med tydliga moodboards över årets tema kunde vi också på ett enkelt och tydligt sätt samordna innehållet, utformningen och målsättningen för projektet med grafiker, marknadsförare, kapellmästare, kördirigenter, tv-folket, dansare och artister.

 

Vårt interna tema var aldrig något vi delgav publiken, det var det som i mångt om mycket fick varje julshow att överraska och kännas ny för vår publik.

 

För är det något som ni aldrig får sluta göra så är det att överraska er publik, deltagare eller gäster! Vi på Box Communications hjälper er att vara kreativa, komma med innovativa idéer, oväntade kombinationer och få er att tänka utanför boxen för att skapa möten och event som sticker ut och lämnar publik och deltagare med en riktig wow-känsla!

 

 

Nedan är några av de steg vi hjälper till med:

 

  • Definiera eventets syfte, mål och målgrupp
  • Hitta och boka lämpliga lokaler
  • Grafisk form och scenografi
  • Designa upplägg/koncept för eventet och program
  • Bygger, riggar, scensätter, inreder
  • Föreslå, planera och boka aktiviteter och medverkande
  • Skapar körscheman, skriver talmanus, samordnar innehåll med alla medverkande
  • Ta in kringtjänster som teknik, film, transporter och underhållning
  • Marknadsföring av eventet
  • Dokumentation och uppföljning …

….Varje detalj måste vara på plats.

 

/Camilla Törnquist, ansvarig för Möten och Event på Box Communications
Kontakta oss på info@boxcomm.se om ni vill veta mer om hur vi jobbar.

 

*Fotot från O Helga natt är taget av Icon Photography

Missa inga inlägg, prenumerera!

* indicates required
No Comments

Post a Comment

*

%d bloggare gillar detta: